Nina Ekawati: Public Relations Writing

RESUM

“PUBLIC RELATIONS WRITING”

OLEH :

Nina Ekawati 098554218

PE ADPER 09 B

UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA

FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN S1 PENDIDIKAN EKONOMI

PRODI ADMINISTRASI PERKANTORAN

2011

BAB 6

NEWSLETTER

Newsletter adalah suatu alat komunikasi yang dibuat oleh praktisi Public Relations (PR). Alat ini juga biasa disebut editorial. Asal mulanya Newsletter merupakan “ house journal” yaitu terbitan berkala yang diperuntukkan untuk kalangan sendiri.

A. FUNGSI NEWSLETTER

Newsletter merupakan karya jurnalistik yang berisi berbagai informasi yang berkaitan dengan aktifitas perusahaan dan anggota perusahaan. Newsletter tidak diperjual belikan(private publication).

a. Newsletter diharapkan berfungsi sebagai :

1) Dapat memberikan dorongan untuk memperkuat komitmen memberikan yang terbaik bagi perusahaan serta perbaikan moral kerja para karyawan.

2) Sebagai media komunikasi yang menjembatani pihak manajemen dan karyawan.

3) Sebagai media komunikasi melalui penyampaian informasi tentang kegiatan

4) Sebagai wahana penjalin hubungan dengan public internal dan eksternal

5) Sebagai representatife citra koporat di mata public

b. Isi newsletter juga bervariasi. Beberapa jenis isi yang bisa dimasukkan dalam terbitan newsletter antara lain :

1) Kegiatan penting yang dilakukan perusahaan

2) Kegiatan rutin yang dilakukan karyawan

3) Tulisan khusus tentang profil karyawan dan pemberian penghargaan kepada karyawan

4) Artikel – artikel opini baik dari Public Relation maupun dari manajemen dan karyawan

5) Surat pembaca berupa penyampaian ide,gagasan, kritik, atau harapan karyawan

B. TEKNIK PENULISAN NEWSLETTER

Setelah memperhatikan dalam merencanakan membuat newsletter selanjutnya public relations dapat memulai langkah – langkah penulisan newsletter yaitu :

1) Menentukan meteri informasi

2) Mencari berita

3) Tentukan batas deadline

4) Memberi foto atau gambar yang menarik

5) Mengedit dan mengatur naskah

6) Newsletter bukan media promosi

7) Melakukan ulasan

C. ARTIKEL DAN EDITORIAL

Ada cara lain untuk menanggapi publisitas media sehingga citra korporat dapat terwujud. Melalui karya tulisannya, public relations dapat mengisi rubric artikel dan editorial dari surat kabar atau majalah. Artikel yang ditulis public relations berisi ide gagasan atau pandangan public ralations yang mengenai fenomena yang ada di masyarakat. Public relations juga mempunyai daya analisis dan kemampuan menulis yang baik.

Penulisan artikel di media lebih di dominasi oleh lembaga- lembaga pendidikan. Menginagt produk inti lembaga pendidikan adalah ilmu pengetahuan. Menulis artikel di media adalah cara efektif untuk berpromosi bagi lembaga pendidikan. Contohnya tulisan dosen yang dimuat di media adalah publisitas gratis bagi organisasi.menulis artikel bukan monopoli lembaga pendidikan. Public relations perusahaan lain pun biasamemanfaatkannya.agar tulisan public relations di muat di media harus memerlukan kerja keras. Public relations adalah memehami teknik- teknik menulis untuk media masa. Karena untuk konsumsi media massa, maka penulisan artikel juga mengadopsi teknik dasar jurnalistik.

a) Prinsip menulis artikel untuk media massa

1) Pilihlah tema yang menarik (bernilai barita) dan actual

Yang sering terjadi adalah tema-tema yang saat itu sedang ngetren atau hangat .tulisan mesti actual dan baru. Baru juga berarti belum pernah dimuat dan bukan jiplakan.public relations bisa menulis tentang fenomena wanita karier dalam dunia bisnis.

2) Tema yang menyangkut kepentingan umum

Surat kabar dibaca oleh khalayak umum. Tema-tema yang berkaitan dengan kepentingan sebagian besar pembaca. Jangan memilih tema yang menyudutkan pihak-pihak tertentu atau mengandung SARA.

3) Pilihlah judul yang singkat dan menarik perhatian

Judul adalah kepala artikel dan yang pertama dibaca orang. Judul yang menarik adalah judul yang merasang perhatian untuk membacanya.

4) Judul harus mencerminkan isi artikel

Jika judul tidak sesuai dengan keseluruhan isi artikel, ini membuat pembaca terkecoh dan tulisan anda dinilai tidak berkualitas.

5) Tulisan artikel harus disertai analisis ilmiah- logis dengan data-data

yang akurat analisis ilmiah logis merupakan cermin kemampun penulis. Data- data ini mencakup teori- teori, opini-opini pakar dan sebaiknya.

6) Artikel harus singkat, padat namun mendalam

Menulis terlalu panjang dan bertele-tele.jangan terlalu banyak tema. Cukup satu tema untuk satu artikel. Tema adalah fokus kajian. Sedangkan pokok pikiran adalah poin penting yang ingin anda tulis dan akan mengarahkan jalan pikiran anda.

7) Prinsip “name makes news”

Meski bukan hal yang mutlak, untuk penulis pemula, perlu dipertimbangkan untuk menggandeng kolega yang sudah dikenal media karena kepakarannya.

Pilihlah cara pengiriman

Cara yang mudah pada saat ini adalah dengan menggunakan e-mail. Karena e-mail adalah media yang mudah untuk mengirim walau jarak jauh.

9) Tulis ekslusif

Tulisan yang hanya dikirim untuk satu media saja.

10) Gunakan bahasa yang baik dan benar

Bahasa yang benar adalah sesuai dengan kaidah berbahasa Indonesia. Sedangkan bahasa yang baik adalah bahasa jurnalistik yang sesuai kebijakan redaksional.

11) Tulis identitas yang lengkap dan jelas

Dalam artikel identitas sangat diperlukan karena identitas bisa disesuaikan dengan tema tulisan.

12) Banyak membaca dan latihan menulis

Dengan membaca dan menulis dapat menambah wawasan. Dari situlah analisa dapat muncul karena banyaknya membaca dan menulis.

13) Artikel ditulis secara argumentasi atau eksposisi

Artikel argumentasi bermaksud memersuasikan atau menyakinkan pembaca akan opini pendapat dan pandangan penulis terhadap masalah yang menjadi artikel.

14) Jangan mudah menyerah

Banyak penulis yang berhasil saat pertama.banyak orang yang tulisannya dimuat media setelah dimuat media setelah dia mengirim beberapa tulisan. Karena dia tidak mudak putus asa dan terus semangat.

15) Sesuaikan dengan sifat media massa

Anda mesti mengetahui karaterisik media massa yang hendak dikirim artikel. Dan tergetnya adalah audience.

b) Corak penulisan artikel

Artikel atau karangan mempunyai corak masing-masing. Corak ini adalah bagaimana cara penulis bertutur.

1) Narasi

Narasi adalah corak penulisan artikel dimana cara penuturannya secara kronologis. Narasi juga menggambarkan aksi-aksi apa yang sedang terjadi.narasi juga berfungsi sebagai membuat hidup tulisan, karena pembaca terdorong berimajinasi tentang kejadian yang diceritakan.

2) Deskriptif

Deskrptif adalah keadaan atau kejadian-kejadian pada umumnya dilukiskan sehidup-hidupnya sehingga pembaca merasakan seakan-akan menyaksikan sendiri.deskriptif juga dapat membuat pembaca merasakan suasana realitas yang terjadi.contoh karangan deskriptif adalah cerpen dan novel.

c) Eksposisi

Karangan ini berisi penjelasan-penjelasan yang bersifat informasi atau instruksi tentang berbagai aspek kehidupan manusia.

d) Argumentasi

Karangan ini bermaksud memersuasikan atau meyakinkan pembaca akan opini pendapat dan pandangan penulis terhadap masalah yang menjadi tema artikel.

D. PUBLIKASI RINGAN

Hasil tulisan public relations bisa berbentuk produk-produk publikasi ringan. Disebut ringan karena dikemas secara sederhana, ukurannya tidak terlalu besar.macam- macam publikasi ringan adalah.

1) Buletin

Bulletin adalah lembaran yang berisi berita-berita ringan tentang aktivitas perusahaan. Bulletin juga bisa berbentuk lembaran bolak-balik atau hanya satu lembar.

2) Poster

Poster adalah pesan komunikasi yang dicetak pada lembar kertas yang berukuran besar.

3) Leaflet

Leaflet adalah alat promosi yang berukuaran lebih kecil dari poster dan terdiri dari stu lembar.kertas yang dipakai leaflet adalah kertas yang berjenis lux.

4) Brosur

brosur adalah alat promosi yang terdiri dari beberapa halaman brosur juga bisa menggunakan kertas yang berukuran besar dan kemudian dilipat.

5) Majalah dindin Amajalah dindidng adalah informasi yang ditempel pada papan tertentu yang melekat di dinding.

Bab 7

Periklanan public relations

(periklanan korparat)

A. IKLAN

Dunia kita adalah dunia iklan ekspansi iklan dalam kehidupan kita sehari-hari begitu besar.apalagi sejak booming televise di Negara kita, belanja iklan melonjak drastis. Perekonomian yang lesu pun tidak mempengaruhi anggaran belanja iklan.dunia iklan dalam bisnis menjadi pemacu pertumbuhan industry yang lain, sepertii biro iklan, media, production house yang mampu menyerap tenaga kerja dalam jumlah besar:

1) definisi iklan

Iklan bisa didefinisikan sebagai bentuk komunikasi nonpersonal yang meenjual pesan-pesan persuasive dari sponsor yang jelas untuk mempengaruhi orang yang membeli produk.

2) jenis-jenis iklan

Iklan juga bisa dibedakan berdaasarkan tiga jenis, yaitu iklan informasi, persuasi, dan pengingat. Didalam sebuah iklan juga mengandung informasi. Sekaligus persuasi dan pengingat. Cuma tergantung fokus yang ditonjolkannya. Jika yang menonjol itu informasi maka iklan itu adalah informasi. Salah stu cara melihat jenis iklan terlihat pada headlinen-nya atau juga cath phrase:

a) Iklan informasi

Sebuah iklan dikategorikan iklan informasi jika materi iklan bertujuan untuk;

1. Memberi tahu tentang produk baru;

2. Memberi tahu perubahan harga atau kemasan;

3. Menjelaskan cara kerja produk;

4. Mengurangi ketakutan konsumen;

5. Mengoreksi kesan keliru terhadap produk.

6. Menganjurkan kegunaan baru dari produk tertentu dan

7. Menyebutkan pula jasa yang ada

b) Iklan persuasi

Iklan persuasi adalah jenis iklan yang bertujuan untuk:

1. Memilih merek tertentu

Menganjurkan membeli merek tertentu

3. Mengubah persepsi konsumen tentang merek tertentu dan

4. Membujuk konsumen untuk membeli sekarang atau menerima penawaran.

c) Iklan pengingat

1. Mengingatka bahwa produk itu mungkin akan sangat dibutuhkan dalam waktu dekat ini.

2. Menjaga kesadaran akan produk

3. Menjalin hubungan yang baik dengan konsumen

4. Mengingatkan konsumen diwaktu pasaran sepi dan

5. Mementapkan atau meneguhkan bahwa pilihan konsumen tepat

Iklan berfungsi menciptakan kesan (brand-image). Jadi orang akan mempunyai kesan tertentu apa yang diiklankan. Berdasarkan sifatnya , maka iklan bisa dikategorikan ke dalam beberapa jenis yaitu:

1. Iklan kormesial

Iklan komersial adalah iklan yang bersifat menjual produk atau jasa secara langsung. Yang termasuk ke dalam jenis ini antara lain :

a. Iklan Konsumen adalah iklan yang menjual barang-barang konsumsi

b. Iklan antar bisnis adalah iklan yang menawarkan barang-barang non konsumen

c. Iklan perdagangan adalah iklan yang menawarkan barang-barang yang akan dijual lagi

d. Iklan pengecer adalah iklan yang dilakukan oleh pengecer agar dagangannya laku

e. Iklan respon langsung adalah iklan jenis baru yang memungkinkan khalayak bisa memberikan respon langsung ketika melihatnya

2. Iklan nonkormersial

Iklan nonkomersial adalah iklan yang bersifat tidak secara langsung menjual produk atau jasa. Iklan –iklan ini menjual ide atau gagasan untuk kepentingan atau pelayanan masyarakat, membangun kesadaran merk, dan citra perusahaan. Biasanya iklan nonkomersial ini sebagai pendukung kampanye Public Relations dan Social Marketing.

Bedasarkan media penyebarluasan, dikenal sebagai berikut :

a. Iklan Media cetak

b. Iklan Radio

Ikla Televisi

d. Iklan Media Luar ruang

Bedasarkan bentuk penyajiannya, iklan dapat dikategorikan ke dalam:

a. Iklan Spot

b. Iklan Kolom dan Baris

c. Iklan Adlips

d. Iklan Advertorial

e. Iklan Sponsor

B. IKLAN PUBLIC RELATIONS

Dalam melakukan aktivitas, sering kali praktisi Public Relations menggunakan strategi periklanan. Strategi ini digunakan sebagai alat untuk memelihara hubungan baik antara perusahaan dengan publiknya. Periklanan yang dilakukan praktisi pemasaran berupaya menjual produknya secara langsung untuk mencapai target dikenal 2 macam iklan yaitu :

1. Iklan Hard-Selling adalah iklan yang secara langsung menjual produknya

2. Iklan Soft Selling adalah iklan yang bertujuan memfokuskan pada kesan umum yang hendak mau diraih atau menjual citra koporat

Iklan Public Relations berfungsi mendukung strategi pemasaran karena periklanan public relations bertujuan membangun citra korporat.

C. FUNGSI PERIKLANAN KORPARAT

Periklanan korporat adalah perluasan fungsi dari public relations yang diarancang mempromosikan perusahaan yang menyeluruh. Ciri khas iklan korporat adalah tidak menjual produk secara langsung

Praktisi public relations menggunakan iklan untuk beberapa kegiatan yaitu:

1. Memperkenalkan nama baru perusahaan atau produk perusahaan

2. Mensosialisasikan merger, akuisisi maupun diversivikasi usaha

3. Perubahan personel

4. Progress report

5. Corporate emergencies

6. Menjalin hubungan baik dengan public

7. Mengganti iklan yang menjual produk

8. Mendukung program pemerintah

D. JENIS-JENIS IKLAN KORPARAT

Adapun jenis – jenis iklan korporat sebagai berikut:

1. Iklan Institusi (Institusional Advertising)

Iklan Institusi adalah iklan korporat yang bertujuan membangun citra perusahaan. Iklan yang bermaksud menanamkan kesadaran akan nam perusahaan dikaitkan dengan citra tertentu ysng ingin diletakkan pada benak public

2. Iklan Public Relations

Iklan Public Relations adalah iklan yang bertujuan memberikan informasi-informasi penting tentang perusahaan kepada publiknya

3. Iklan Rekrutmen

Iklan yang menginformasikan bahwa perusahaan membuka lowongan pekerjaan

Fungsi iklan Rekutment sebagai berikut :

a. Sosialisasi ke masyarakat bahwa perusahaan membutuhkan sumber daya manusia

b. Membantu masyarakat mencari informasi lowongan kerja

c. Sarana membangun korporat

Ada beberapa prinsip yang bisa diterapkan praktisi PR yaitu:

a. Umumkan secara terbuka jika perusahaan mencari calon karyawan

b. Buatlah iklan lowongan kerja yang sesuai dengan citra perusahaan

c. Berikan informasi yang jelas tentang jenis pekerjaan yang di iklankan

4. Iklan Layanan Masyarakat

Iklan Layanan masyarakat adalah iklan yang berisi pesan-pesan yang mengingatkan dan mengajak masyarakat untuk berpartisipasi menyuukseskan program-program yang ditujukan untuk kemaslahatan bersama.

Kriteria yang dipakai untuk menentukan sebuah iklan dapat dikategorikan sebagai iklan layanan masyarakat sebagai berikut :

a. Bersifat non komersial

b. Tidak bersifat keagamaan

c. Non politik

d. Berwawasan nasional

e. Diperuntukkan untuk semua lapisan masyarakat

f. Diajukan oleh organisasi yang telah diakui atau diterima

Dapat di iklankan

h. Mempunyai dampak dan kepentingan tinggi sehingga patut memperoleh dukungan media

5. Iklan Identitas Korporat

Iklan identiatas korporat adalah iklan yang bertujuan mengampanyekan identitas perusahaan agar diingat dan tertanam erat di benak publik.

E. IKLAN VERSUS REALITAS

iklan bertujuan menjual produk secara langsung, karena iklan dapat memuat informasi secara detail dan legkap. Sebuah iklan dipandang menipu jika :

1. Menawarkan 2 produk dengan 1 harga

2. Menawarkan membeli satu dan mendapatkan gratis Satu

3. Memanfaatkan selebritis sebagai perayu produk

4. Menggunakan tiruan dalam periklanan sementara

F. PENULISAN NASKAH IKLAN

Dalam penulisan naskah iklan sebagai berikut:

1. Elemen Iklan

Secara umum iklan dibangun atas beberapa elemen sebagai berikut:

a) Headline atau juduk iklan

b) Visual adalah ilustrasi, gambar

c) Bodycopy adalah teks yang memberikan informasi lebih rinci tentang produk atau jasa yang dijual

d) Product shot adalah foto produk yang menampilkan merk iklan

e) Baseline adalah bagian yang terletak paling bawah atau akhir

f) Flash adalah kata-kata tambahan untuk menarik dan merangsang konsumen

g) Kupon adalah tambahan bila pengiklanan ingin mendapatkan respon langsung

2. Tahapan menulis naskah iklan

Ada 4 tahapan utama dalam membuat iklan :

a) Mengumpulakan dan mempersiapkan informasi pemsaran yang tepat agar dapat menemukan strategi kreatif iklan

b) Dengan informasi yang didapat, menetapkan suatu posisi

c) Presentasi, pembuatan mock-up dan prototype

d) Produksi,eksekusi kreatif iklan sesuai media dan pemilihan media

3. Menulis headline

Headline adalah bagian yang terpenting didalam iklan. Headline menarik dan mampu merangsang orang membaca bodycopy. Headline yang baik anatara lain :

a) Menampilkan kelebihan atau keuntungan produk

b) Headline sesuai dengan target sasaran

c) Harus logis dan dapat dipercaya

d) Pemilihan huruf yang menarik, mudah dibaca dan lebih besar ukurannya daripada bodycopy

e) Gunakan kata-kata atau kalimat yang mudah dimengerti khalayak

f) Jangan menullis headline terlalu panjang

4. Naskah iklan advertorial

Iklan naskah advertorial merupakan iklan yang berisi tentang informasi penjualan dan di akhir iklan seharusnya oleh media tulis

5. Naskah iklan radio

Praktisi public relations harus memahami karakteristik media radio. Karakteristik ini menentukan bentuk atau gaya penulisannya. Karakteristik media radio anatara lain :

a) Menjaga mobilitas

b) Radio adalah media tetrkini

6. Iklan adlibs adalah iklan yang dibaca atau dismpaikan langsung oleh penyiar

7. Naskah iklan televisi

BAB 8

COMPANY PROFILE

Profil perusahaan (Company Profile) adalah produk tulisan praktisi public relations yang berisi gambaran umum perusahaan. Ada company profile yang dibuat khusus untuk konsumen (pelanggan), untuk Bank, untuk Pemerintah, dan sebagainya.

Tujuan pembedaan company profile ini tiada lain untuk menciptakan kepuasan public. Public puas jika kepentingannya terpenuhi. Salah satunya adalah kepentingan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkannya tentang aktivitas perusahaan. Berikut disampaikan perbedaan kepentingan di antara public.

JENIS PUBLIK	KRITERIA KEPUASAN
Pemegang saham Karyawan Konsumen Kreditor Komunitas Pemasok Pemerintah	Prestasi keuangan Kepuasan kerja, gaji, supervise Kualitas Produk, pelayanan, harga, distribusi Creditworthies Kontribusi terhadap komunitas Kualitas produk dan pelayanan Tata aturan dan hokum

Pada tabel diatas adalah kepentingan masing-masing public. Jika sasarannya adlah pemegang saham, maka bagian penting yang ditonjolkan dalam company profile adalah prestasi keuangan. Jika ditujukan untuk konsumen, maka gambaran detail tentang kualitas produk, pelayanan, harga dan distribusi merupakan bagian yang harus ditonjolkan dalam company profile.

A. FUNGSI COMPANY PROFILE

Adapun fungsi company profile yaitu :

1) Representasi Perusahaan. Company Profile adalah gambaran tentang perusahaan. Bisa dianggap mewakili perusahaan sehingga public tidak perlu bersusah payah mencari informasi tentang perusahaan.

2) Bisa digunakan untuk melengkapi komunikasi lisan demi terciptanya mutual-understanding

Menghemat waktu transaksi. Pihak- pihak yang lain yang berkaitan dengan bisnis perusahaan yidak perlu menanyakan secara detail tentang perusahaan, produk, pasar, visi, misi, posisi keuangan dll. Hal ini perlu dipelajari melalui company profile sebelum dan sesudah pertemuan

4) Membangun identitas dan citra korporat. Company profile yang dikemas menarik, detail, jelas dan mewah mencerminkan wajah perusahaan di mata public sebagai perusahaan yang besar dan bonafide.

B. ISI COMPANY PROFILE

Banyak hal yang bisa ditulis dalam company profile. Tetapi secara umum isi company profile mencakup :

1) Sejarah perusahaan yang mencakup anatara lain pendiri perusahaan,jajaran direksi, asal muasal, dsb

2) Filosofis perusahaan yang bisa disebut pandangan atau ideology dasar perusahaan

3) Sambutan dari pimpinan perusahaan tentang segala hal yang berpengaruh pad aktivitas perusahaan dan rencana jangka panjang

4) Identitas perusahaan yang termasuk logo, uniform,interior gedung dsb

5) Visi,misi,strategi perusahaan

6) Alamat cabang-cabang perusahaan

7) Gambaran tentang Sumber Daya Manusia

8) Sistem pelayanan dan fasilitas yang disediakan

9) Prestasi dan keunggulan perusahaan

10) Laporan perkembangan perusahaan

11) Deskripsi tentang temtang produk-produk dan jasa yang ditawarkan

12) Program pengembangan di masa yang akan datang

Pembuatan company profile harus factual, tidak boleh bohong atau mengada-ada. Karena merupakan gambaran hidup perusahaan, company profile diusahakan mencakup segala hal sisi perusahaan berdasrka landasan filososofihnya. Dan landasan filosofis merupakan karakter dan kepribadian perusahaan.

C. MEDIA COMPANY PROFILE

Sumber media yang digunakan sebagai sumber informasi. Surat kabar adlah contoh dari company profile bentuk cetak. Dibandingkan media audiovisual dan internet, keunggulan media cetak antara lain :

1) Terdokumentasi dan terekam. Public bisa secara mudah membawa dan menyimpannya dirumah. Media audiovisual maupun internet harus menggunakan alat khusus yang dapat merekam atau mendokumentasikan.

Dapat diulang-ulang. Company profile dapat dibaca berkali-kali sehingga memudahkan daya ingat.

3) Lebih luas jangkauannya. Company profile bentuk cetak dimungkinkan dapat menjangkau public secara luas.

Dalam membuat company profile berilah porsi yang cukup banyak tampilan berfungsi untuk menarik pembaca atau rekan bisnis yang mau bergabung dan membangun identitas perusahaan, antara lain:

a. Foto bangunan perusahaan yang megah

b. Eksekutif

c. Karyawan yang sedang giat bekerja

d. Fasilitas kerja

e. Fasilitas sosial, dsb

Tampilan yang diatas disebutkan dapat mengganti peran tulisan, sehingga public relations tidak perlu repot-repot membuat kalimat panjang lebar untuk mendiskripsikan perusahaan. Kemasan company profilepun dibuat semegah mungkin, gunakan kertas luks yang terkesan mewah. Cover yang menarik, isi yang bewarna dengan susunan huruf yang bervariasi.

BAB 9

PIDATO DAN PRESENTASI BISNIS

A. KARAKTERISTIK NASKAH PIDATO & PRESENTASI

Jenis komunikasi yang dilakukan oleh public relations dalam perusahaan terdiri dari komunikasi verbal dan non verbal. Dikatakan dalam komunikasi verbal adalah kemampuan public relations untuk pidato dan presentasi bisnis. Terkadang public relations diminta menyiapkan naskah pidato tertulis untuk dipresentasikan oleh CEO (Chief Executive Officer), karena pidato bisa menjadi wahana publisitas, jika acara pidato tersebut dimuat oleh media. Alangkah baiknya public relations menyiapkan pidato atau presentasinya dengan membuat naskah tertulis sebelumnya, antara lain :

1) Pidato dan presentasi fokus tidak panjang lebar

2) Pidato dan presentasi dapat ditambahi data-data yang lengkap

3) Khususnya untuk presentasi bisnis, akan lebih menarik jika dilengkapi dengan powerpoint atau sarana audiovisual

Sebelumnya menyampaikan pidato atau presentasi, public relations sebaiknya mengenal jenis-jenis, format-format pidato atau presentasi. Format-format tersebut antara lain:

1) Format membaca naskah

Mempresentasikan naskah yang sudah dipersiapkan dalam bentuk tulisan. Pada format ini, presentasi harus ditulis dengan gaya berbicara harus dapat dan pembicara harus dapat mengucapkan seolah-olah berbicara secara normal.

2) Menyampaikan presentasi yang dihafal dahulu

Keuntungan dalam menghafal terlebih dahulu menghilangkan kesan dari membaca. Pembicara dapat sepenuhnya memainkan eye-contact.

3) Presentasi atau pidato dadakan

Presentasi yang disampaikan tanpa adanya persiapan atau latihan

4) Pidato tanpa teks

Para ahli menganjurkan berbicara tanpa teks pada sebagaian kesempatan. Biasanya khalayak dibantu dengan alat-alat visual seperti powerpoint, storyboard atau copyan naskah yang dipresentasikan

Format –format pidato atau presentasi dapat dirumuskan pada tabel dibawah ini:

FORMAT	KARAKTERISTIK
Naskah	Presentasi ditulis, kemudian teks yang disiapkan dibaca
Hafalan	Presentasi dihafalkan dipresentasikan tanpa catatan
Dadakan	Presentasi dibuat tanpa pemberitahuan sebelummya
Tanpa teks	Presentasi dibuat dengan pemberitahuan sebelumnya. Presentasi ini ditulis garis besarnya dan disiapkan secara cermat. Biasanya gagasan utama dihafalkan, tetapi susunan pesan yang pasti tidak.

Berikut beberapa hal perlu diperhatikan public relations membuat naskah pidato dan presentasi :

1) Rumuskan tujuan atau topik pokok

2) Sesuaikan dengan khalayak (audience)

3) Gaya tulisan adalah gaya lisan

4) Gunakan bahasa yang konkret

5) Gunakan kata-kata atau kalimat yang ringkas

6) Gunakan kata kerja aktif

7) Gunakan variasi gaya bahasa seperti halnya:

a) Aliterasi adalah mungulang bunyi awal yang sama

b) Hiperbola adalah membesarkan secara ekstrem

c) Metaphor adalah membandingkan 2 hal yang berbeda

d) Metomini adalah pergantian nama untuk benda yang dikaitkannya

e) Personifikasi adalah cirri orang untuk obyek

f) Pertanyaan retorik adalah pertanyaan yang digunakan untuk membangkitkan minat, sedangkan jawabannya sendiri juga sudah jelas

g) Simile adalah membandingkan 2 objek yang berbeda dengan menggunakan kata seperti

8) Jadikan khalayak sebagai peserta bukan penonton

9) Hindari kata-kata yang melemahkan

10) Gunakan teknik penyajian pesan yang tepat

11) Naskah ditujukan untuk kepentingan khalayak

PROSES MENULIS NASKAH PIDATO & PRESENTASI

Agar menghasilkan naskah pidato dan presentasi yang baik maka perlu mempertimbangkan beberapa tahap pokok. Fraser P. Seitel memperkenalkan 4 tahap proses menulis pidato dan presentasi antara lain :

1) Persiapan

Hal yang paling mudah untuk menyiapkan naskah adalah dengan melakukan cek terhadap 4 pertanyaan dasar : What, Who, Where, When

2) Wawancara

Di dalam wawancara ini untuk memperkaya naskah yang disesuaikan dengan karakteristik pembicara. Lamanya wawancara yang dilaksanakan bervariasi antara 15 menit sampai 1 jam tergantung seberapa dekat penulis dengan pembicara. Ada 3 tujuan wawancara untuk menulis naskah ppidato, yaitu:

a) Menentukan objek pembicara

b) Menentukan poin-poin utama yang diinginkan pembicara

c) Menangkap karakteristik pembicara

3) Penelitian

Sebagaimana layaknya penulis-penulis berita, public relations dalam menulis naskah pidato mesti melakukan penelitian seputar topik yang disajikan. Hal ini untuk memperkaya materi. Ada 3 cara penelitian:

a) Melalui literatur-literatur perusahaan

b) Melakukan pemikiran kritis terhadap topik pidato

c) Meminta pendapat pada pihak lain tentang naskah yang dibuat

4) Pengorganisasian dan penulisan naskah

Setelah persiapan, wawancara, dan penelitian selesai, public relations masuk ke tahap penulisan. Menulis naskah pidato menjadi sangat mudah bila naskah pidato dibagi menjadi 4 bagian dasar, yaitu:

a) Pembukaan

Beberapa cara agar pembukaan pidato (presentasi) menarik antara lain:

1. Anggap khalayak mempunyai posisi yang sama

2. Ceritakan sebuah cerita

3. Pilih kalimat pembuka yang mampu merangsang keingintahuan khalayak

4. Berilah pujian khalayak

5. Mulailah dengan kutipan-kutipan bijak

b) Tesis

Tesis memuat tujuan pidato atau pokok pikiran dari persoalan yang disampaikan. Tesis yang baik mampu membuat khalayak memahami arah pidato dan bagaimana cara untuk bisa kea rah itu.

c) Tubuh naskah

Di dalam tubuh naskah berisikan pernyataan-pernyataan pembuktian atau data yang ingin disampaikan dalam pidato. Disamping memberikan data berupa angka dan statistik, penulis juga harus bisa menuliskan pernyataan-pernyataan yang membandingkan dengan hal yang lain.

d) Kesimpulan

Kesimpulan yang baik haruslah terus terang, singkat dan mengarah langsung ke permasalahan.

C. ARTI PENTING PRESENTASI BAGI PUBLIC RELATIONS

Bagi public relations, presentasi adalah media jual. Bisa menjual citra, produk atau program kerja (ide). Ada keuntungan yang diperoleh dari presentasi, yaitu:

1) Aspek efisiensi

Presentasi lisan dapat menerima jawaban (respons)dengan cepat. Tidak ada pembatas komunikator (presenter) dengan khalayak.

2) Aspek efektivitas

Presentasi lisan memungkinkan umpan balik dari khalayak secara verbal & non verba.

3) Aspek pengaruh

Dalam beberapa penelitian disebutkan bahwa komunikasi masa efektif dalam penyebaran informasi, sedangkan komunikasi tatap muka berpengaruh dalam mengubah sikap dan perilaku.

Presentasi bisa berupa 3 bentuk antara lain:

1) Presentasi verbal

2) Presentasi tulis

3) Presentasi visual

D. TEKNIK DASAR PRESENTASI

Teknik dasar presentasi bisa ditemui pada presentasi bisnis. Seperti : dalam menawarkan program atau meyakinkan konsumen pada produk perusahaan. Secara umum,teknik presentasi tersebut mencakup:

1) Aspek verbal

Dalam presentasi, public relations mesti menggunakan bahasa yang mudah dimengerti. Kemaslah pesan dengan sederhana, antara lain dengan mengurangi penggunaan istilah-istilah yang sulit dicerna.

Aspek vokal

a) Suara bersemangat, riang dan bersahabat

b) Suara meyakinkan dan menarik

c) Volume suara tidak terlalu keras

d) Kecepatan suara tidak terlalu cepat

e) Tekanan kata yang antusias

f) Pengucapan yang jelas

3) Aspek daya tarik personal

a) Pakaian yang pantas

b) Hindari aksesoris yang berlebihan

c) Gerakan tubuh dan tangan tidak kaku

d) Menjaga kontak mata

e) Menjaga senyum

f) Tidak mudah tersinggung

g) Kredibilitas personal

Presentasi bisnis merupakan bentuk komunikasi yang berorientasi pada proposa, yang disajikan dalam suatu lingkkungan bisnis kepada khalayak yang relative homogeny dri berbagai tingkatan.

E. MENGATASI DEMAM PANGGUNG

Salah satu presentasi gagal adalah demam panggung atau persaan grogi. Peneliti Michael Beaty (1988) pernah melakukan penelitian tentang kecemasan mahasiswa saat mahasiswa berbicara di depan umum. Peneliti menemukan 5 faktor penting penyebab kegelisahan atau demam panggung, yaitu:

1) Hal baru. Situasi yang sifatnya baru dan berbeda membuat kita menjadi gelisah. Jika anda mengalami beberapa kali berbicara di depan umum, maka kegelisahan semacam itu akan berkurang.

2) Status rendah, jika anda merasa bahwa orang lain merupakan pembicara yang lebih baik, maka kegelisahan anda akan meningkat. Dengan berpikir yang positif mengenai diri anda sendiri dan dengan persiapan yang matang maka kegelisahan akan berkurang.

3) Kesadaran, jika anda merasa menjadi pusat perhatian, yang anda alami saat berbicara di depan umum, maka kegelisahan akan meningkat. Dengan menganggap berbicara di depan umum sebagai layaknya orang mengobrol, maka perasaan ini akan mengurangi kegelisahan.

Perbedaan, jika anda merasa bahwa khalayak yang anda hadapi memiliki sedikit persamaan dengan anda, maka kegelisahan anda semakin meningkat.

5) Pengalaman yang lalu, pengalaman positif dalam berbicara di depan umum akan dapat mengurangi kegelisahan anda.

Dalam upaya menghilangkan rasa cemas dan demam panggung, anda harus mempunyai konsep diri yang positif.

BAB 10

PUBLIC RELATIONS ON THE NET

A. INTERNET : DUNIA BARU KITA

Perkembangan teknologi komunikasi penggunaan berbagai macam media untuk menyampaikan pesan. Salah satu media baru yang saat ini banyak digunakan adalah internet. Internet merupakan jaringan longgar dari ribuan jaringan computer yang menjangkau jutaan orang di seluruh dunia. Internet merupakan suatu media yang sangat besar manfaatnya, maka tidaklah berlebihan jika disebut sebagai cyberspace komunikasi baru dari masyarakat.

Internet adalah media komunikasi baru. Sebelumnya, ada surat kabar, film, televise dan radio. Perbedaan antara media baru dan lama adalah:

a) Desentralisasi, sebagai pusat informasi tidak ada lagi paemasok komunikasi. Setiap individu, kelompok, institusi bisa menjadi pemasok komunikasi

b) Kemampuan tinggi, dalam arti tidak terjadi hambatan komunikasi disebabkan oleh pemancar sinyal karena lewat satelit dan kabel

c) Timbal balik dalam arti arti ada interaksi langsung antara sumber dan penerima

d) Kelenturan atau fleksibilitas pada bagian isi, bentuk atau penggunaan

Fasilitas-fasilitas yang bisa digunakan

a) E-mail merupakan aplikasi paling banyak dan luas penggunaanya dan merupakan fasilitas yang dikembangkan paling awal di internet. Dengan e-mail kita dapat menyusun, mengirimkan, membaca dan membahas, serta mengola pesan secara elektronik dengan cepat dan tepat. E-mail memungkinkan pengguna internet bertukar pesan dengan orang lain yang memiliki alamat e-mail.

b) World Wide Web (WWW) merupakan fasilitas yang paling populer karena menawarkan alamat-alamat lain di internet secara langsung melalui link-link yang telah disediakan.

c) Ghoper merupakan program internet yang digunakan untuk mempermudah pencarian, penarikan dan pengambilan informasi karena menyediakan struktur berbentuk direktori dan subdirektori

Usenet Groups (Newsgroups) adalah kelompok diskusi dalam use net yang membahas suatu topik masalah tertentu, pada newsgroup terdapat pembacaan artikel, menulis, membahas dan meneruskan serta mengirim.

e) IRC ( Internet Relay Chat) percakapan berbasis teks langsung

f) Finger sebuah cara berbagi informasi

g) TELNET (Log in jarak jauh) memungkinkan penggunaan computer jarak jauh dan program-programnya berapa pun jaraknya. TELNET berguna untuk menghubungkan diri computer jarak jauh dan menggunakan sistem-sistem jarak jauh.

h) Mailing List merupakan perluasan penggunaan e-mail dengan fasilitas ini pengakses yang telah memiliki alamat e-mail bisa bergabung dalam suatu kelompik diskusi dan melalui millis bisa dilakukan diskusi untuk memecahkan masalah bersama-sama dengan saling memberikan saran pemecahan.

i) File Transfer Protocol (FTP) merupakan program aplikasi yang merealisasikan konsep klien

j) Hyperlink merupakan spot-spot pada halaman web yang dapat di klik oleh pengguna untuk berpindah ke spot lain-baik dalam dokumen yang sama

k) Multimedia merupakan sebuah sistem komunikasi yang menawarkan perpaduan teks, grafik, suara, video, dan animasi

B. APLIKASI INTERNET DALAM PUBLIC RELATIONS

ketika perusahaan mengaplikasikan teknologi internet dalam operasional perusahaan, misalnya dengan memiliki alamat web maka akan menempel citra tertentu sebagai perusahaan yang :

v Lebih berorientasi konsumen dan reponsif

v Lebih informativ

v Lebih canggih dan berteknologo tinggi

v Lebih dekat dengan pasar intelektual

1) Keuntungan Aplikasi Internet

Berbagai keuntungan yang di dapat dari aplikasi internet dalam praktik public relations :

a) Komunikasi dengan biaya murah dan cepat sampai ke public

b) Sarana mendapatkan informasi kemajuan dunia

c) Memelihara hubungan dengan media

d) Membentuk kelompok diskusi atau bisnis

e) Sarana promosi dan pencitraan korporat

f) Menghemat waktu

g) Mendukkung program pemasaran

h) Komunikasi efektif

Memenuhi kebutuhan public

j) Menuju pemasaran global

k) Menggapai publisitas media online

2) Internet sebagai Media Publisitas

Berdasarkan pendapat Julius Bob Onggo terdapat beberapa strategi menggapai publisitas melalui media internet. Beberapa strategi antara lain:

a) Publisitas lewat e-mail

b) Publisitas lewat kartu nama elektronik yaitu kartu yang diterima di selluruh dunia bisnis

c) Publisitas lewat autoresponsder yaitu suatu program penjawab e-mail secara otomatis dan cepat

d) Publisitas lewat komunitas online disebut juga online forum, newsgroup, webrings, discussion group.

e) Publisitas lewat milis yaitu daftar alamat email

f) Publisitas lewat ezine yaitu versi online dari suatu majalah atau publikasi online

C. MENGELOLA WEBSITE

Website perusahaan adalah sarana komunikasi yang pertama kali dan popular dilihat oleh individu ketika membutuhkan informasi tentang suatu perusahaan atau organisasi.

Agar berdaya guna, maka website perlu dikelola dengan baik. Louis K.Falk memberikan tips mengelola website melalui enam aturan, yaitu:

1) Setiap link yang ditawarkan harus online (no dead Links)

2) Tersedia kontak informasi (contact information)

3) Penataan tempat informasi (placement of information)

4) Pewarnaan (use of color)

5) Mudah penggunaan

6) Bertujuan

Di dalam website menampilkan menu-menu seputar institusi beserta segala kegiatannya. Website merupakan gambaran menyeluruh dan representasidari sebuah institusi.

D. MENGELOLA E-MAIL

Bagi praktisi public relations, komunikasi lewat e-mail merupakan makanan sehari-hari. Karena itu, e-mail perlu dikelola dengan baik, artinya public relations harus mengatur bagaimana berkomunikasi yang efektif menggunakan e-mail. Berikut ini disampaikan beberapa tips menulis e-mail yang efekktif, yaitu:

1) Tulislah subject line yang menarik

2) Gunakan e-mail merge

Gunakan nama pribadi

4) Tulislah secara informal

5) Usahakan penyampaian pesan secara singkat dan to the point

6) Gunakan prinsipi piramida terbalik

7) Tuliskan http:/ sebelum kata www, ketika anda memberikan rujukan alamat URL

8) Hindari penggunaan font dan grafik atau gambar yang tidak kompatibel

9) Periksa kata-kata dan ejaan mengingat email mudah di forward dan menyebar ke orang lain

10) Minta pada penerima untuk memberikan respons

E. PRESS-RELEASE DI MEDIA ONLINE

Dengan kemajuan teknologi komunikasi, saat ini press-release bisa ditulis di media online (website perusahaan). Bukan berarti kehadiran website ini menggantikan media masa konvensional (surat kabar, televise, radio). Sifatnya hanya komplementer atau saling melengkapi. Public relations tetap harus mengirim press-release ke media massa meskipun dia sudah mempunyai situs sendiri. Alasanya:

1) Untuk tetap menjalin hubungan harmonis dengan media, dengan tetap berinisiatif mengirimkan informasi bagi media

2) Khalayak yang mengakses website tentu terbatas disbanding khalayak surat kabar, televise, atau radio

3) Media online berfungsi sebagai pelengkap atau kepanjangan tangan dari media konvensional

4) Membaca tulisan di layar computer lebih sulit dan tidak sesantai membaca tulisan di suarat kabar

Online pada press-release tidak menuntut aturan-aturan seperti bentu tulisan yang bagus maupun kertas yang indah. Tetapi, tetap menuntut penulisan bedasarkan kaidah jurnalistik.

F. EFEKTIVITAS WEBSITE

secara berkala, public relations mesti memantau hasil yang diperoleh dari penggunaan media online sebagai media komunikasi dengan publikny. Beberapa hal yang bisa dilakukan public relations untuk mengevaluasi efektivitas website adalah:

1) Menghitung jumlah orang yang mengunjungi dan memberikan informasi rinci mengenai dirinya pada website yang disediakan public relations

2) Mengukur tingkah laku khalayak

3) Memantau liputan media

4) Memantau penambahan database

DAFTAR PUSTAKA

Kriyantono, Rachmat. 2008. Public Relations Writing, Jakarta: Kencana

Nina Ekawati

AdpER'09

Rabu, 28 Desember 2011

Public Relations Writing

1 komentar: